1. In beginsel zijn er twee routes om iemand lid te maken van de sociëteit:
   • Indien een sociëteitslid iemand lid wil maken van sociëteit zal hij dit informeel bespreken met één van de bestuursleden, bij  voorkeur de voorzitter. Indien akkoord kan hij een tweede lid zoeken die de voordracht wil ondersteunen;
   • Indien iemand lid wil worden van de sociëteit zonder voordracht door een sociëteitslid kan hij daartoe een verzoek sturen naar de secretaris die dan een gesprek organiseert met twee bestuursleden. Op basis van dit gesprek kunnen deze twee bestuursleden besluiten tot het al dan niet voordragen voor het lidmaatschap.
2. Een voordracht voor een aspirant-lid wordt gestuurd naar de secretaris met vermelding  van de voorletters, de achternaam, de roepnaam, het adres, de postcode, de plaats, het telefoonnummer, het emailadres en de geboortedatum van dit aspirant-lid.

3. Indien het maximale aantal leden van 90 is bereikt wordt dit voorstel op een wachtlijst geplaatst en wordt de procedure opgeschort.

4. Indien en zodra het aantal leden is gedaald onder het maximum meldt de secretaris aan de voorstellers dat zij hun aspirant-lid op een zaterdagmiddag kunnen meenemen naar de Sociëteit. Tenminste één der voorstellers moet daarbij aanwezig zijn.

5. Na één of een aantal keren de Sociëteit bezocht te hebben kan dit aspirant-lid schriftelijk aan de secretaris te kennen geven dat de kennismaking hem is bevallen en dat hij lid wil worden.

6. De twee leden die hem hebben geïntroduceerd schrijven een brief aan de secretaris waarin zij de kandidatuur van het door hen voorgestelde lid ondersteunen.

7. Na ontvangst van deze brieven schrijft de secretaris een brief aan het voorgestelde kandidaat lid waarin hij hem bericht dat hij kandidaat-lid is en dat zijn kandidatuur per e-mail aan de leden zal worden voorgelegd. Als bijlage bij deze brief stuurt de secretaris het kandidaat-lid een afschrift van deze procedure en een exemplaar van Harmonieuws ter informatie. t

8. Een kopie van die brief gaat naar het voltallige bestuur en naar de vaste portretfotograaf.

9. Op de datum van verzending van de (vertrouwelijke) e-mail met de voordracht van het kandidaat-lid begint een periode van veertien dagen gedurende welke periode een gekwalificeerd aantal leden (tenminste zes) bezwaar kan maken tegen de toetreding als lid van het voorgestelde kandidaat-lid. Zij maken dit kenbaar door hun bezwaar schriftelijk of per e-mail in te dienen bij de secretaris.

10. Tijdens de gehele periode van kennismaking die loopt vanaf de introductie tot het moment van inschrijving in het Ledenregister zijn de voorstellers verantwoordelijk voor de handel en wandel van het kandidaat lid binnen de Sociëteit, inclusief door hem te nuttigen consumpties tijdens de borrels van de Sociëteit. Hij kan in die periode aan alle activiteiten meedoen en wordt daarbij door hen begeleid.

11. Na afloop van die periode van veertien dagen wordt het kandidaat-lid lid, tenzij er in voldoende mate bezwaar is gemaakt, en schrijft de secretaris hem in het Ledenregister in.

12. De secretaris heet hem schriftelijk welkom, vergezeld van een Registratieformulier Nieuw Lid ter invulling, het incassoformulier voor de penningmeester, een exemplaar van de privacyverklaring en de Inloggevens voor onze website www.harmonieoegstgeest.nl. De secretaris maakt een afspraak om een exemplaar van het Lustrumboek aan te reiken op het huisadres van het nieuwe lid.

13. De portretfotograaf maakt een afspraak met het nieuwe lid om een portret te vervaardigen. De portretfotograaf stelt de foto de secretaris en de webmaster ter hand.

14. Na ontvangst van het ingevulde registratieformulier Nieuw Lid werkt de secretaris de Ledenlijst bij en informeert cq verzoekt de webmaster de ledenlijst op de website bij te werken.

15. De secretaris werkt de signaleringslijsten verjaardagen en huwelijksvieringen bij en stuurt deze naar de Contactcommissie. De signaleringslijst jubileum wordt éénmaal per jaar aan het Bestuur gezonden.

16. De secretaris stuurt de lijst van activiteiten van het nieuwe lid aan de leden van de sportcommissies.

17. In het eerstvolgende nummer van Harmonieuws dat verschijnt na de datum waarop hij lid van de Sociëteit is geworden, worden de gegevens van het nieuwe lid zoals die worden vermeld in het Ledenregister, tezamen met een foto van hem gepubliceerd.

18. Alle correspondentie met het beoogd nieuw lid gaat in cc naar het Bestuur, de voorstellers en de portretfotograaf.

 

Deze (herziene) procedure is goedgekeurd door het Bestuur van de OEGSTGEESTER SOCIËTEIT DE HARMONIE tijdens de Bestuursvergadering op 17 maart 2026.